Si può affermare con certezza che la negoziazione è una delle arti più antiche praticate dall’umanità. Da tempo immemorabile, gli esseri umani hanno partecipato alle negoziazioni, che ne fossimo consapevoli o meno. La negoziazione avviene tra i bambini piccoli e continua verso l’età adulta, verificandosi tra familiari, amici, colleghi e superiori. Anche se il contesto in cui si svolgono queste negoziazioni varia notevolmente, una cosa rimane la stessa: le parti coinvolte nella negoziazione devono comprendere il processo e avere le giuste competenze per portarlo a termine con successo.
Comprendere il processo di negoziazione
Ogni negoziazione è un processo in cui due o più individui o gruppi discutono i propri desideri e bisogni, in base al risultato desiderato. I negoziatori in genere desiderano risultati diversi, motivo per cui negoziano per discutere come raggiungere una soluzione che sia reciprocamente vantaggiosa o gradevole.
Una negoziazione attraversa 5 fasi. Questi sono:
Preparazione, sondaggio e proposta
La prima fase del processo di negoziazione pone le basi per la discussione. Essere preparati consente ai negoziatori di costruire gli argomenti a sostegno della loro posizione. Idealmente, c’è abbastanza tempo per prepararsi e fare ricerca in modo da poter raccogliere informazioni pertinenti. In questa fase è fondamentale determinare gli elementi chiave coinvolti, quali:
-le persone/gruppi coinvolti nella negoziazione
-il motivo del conflitto
-quando è iniziato il conflitto
-ciò che ciascuna parte può guadagnare/perdere come risultato della negoziazione
Una volta esaminati questi problemi, è possibile presentare una proposta sotto forma di soluzione.
Stabilire le regole di base
Questa fase prevede la comunicazione con l’altra parte per stabilire i termini della negoziazione in modo che possa iniziare. In questa fase ciascuna delle parti potrà valutare e considerare la proposta dell’altra. In questa fase verranno fornite le posizioni iniziali di entrambe le parti, consentendo a ciascuna parte di presentare le proprie preoccupazioni e interessi, insieme a ciò che desidera ottenere una volta conclusa la negoziazione.
Una precisazione
Durante la fase di chiarimento, entrambe le parti presentano argomentazioni a sostegno delle proprie posizioni per rafforzarle. Eventuali disaccordi in questa fase verranno discussi e gli eventuali punti di controversia verranno chiariti. Lo scopo di questa fase è comprendere la posizione dell’altra parte in modo da eliminare eventuali dubbi e malintesi.
Contrattazione e risoluzione dei problemi
Questa fase è probabilmente la più familiare per coloro che hanno già partecipato a una negoziazione. Il culmine del processo inizia qui, in cui entrambe le parti si scambiano offerte attraverso il dare e avere. Se la parte non accetta le condizioni proposte dall’altra, può essere presentata una controproposta. A questo punto verranno fatte, discusse e gestite le concessioni. Entrambe le parti cercheranno di arrivare a una linea d’azione che offra una soluzione reciprocamente vantaggiosa.
Conclusione e attuazione
A questo punto, una soluzione su cui entrambe le parti possono concordare sarebbe stata raggiunta e concordata. La discussione terminerà in questa fase, una volta che entrambe le parti avranno formalizzato i termini e i dettagli dell’accordo, e dopo che saranno state presentate le aspettative di ciascuna delle parti, il processo di negoziazione sarà concluso. Il piano d’azione verrà quindi implementato e verranno osservati i parametri per il suo successo o completamento.
Nella maggior parte dei casi, l’accordo comporterà un documento scritto, come un contratto o un accordo formale firmato da rappresentanti di entrambe le parti. Durante la fase di implementazione, in determinate fasi possono essere eseguiti follow-up per valutare e confermare se i termini vengono implementati o meno entro gli standard stabiliti.
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