Si può dire che la negoziazione sia una delle arti più antiche praticate dall’umanità . Da tempo immemorabile, gli esseri umani hanno partecipato a trattative, che ne fossero consapevoli o meno. Le negoziazioni avvengono tra i bambini piccoli e proseguono in età adulta, tra membri della famiglia, amici, colleghi e superiori. Anche se i contesti in cui si svolgono le trattative variano molto, una cosa rimane invariata: le parti coinvolte nella trattativa devono comprendere il processo e avere le giuste competenze per portarlo a termine con successo.
Capire il processo di negoziazione
Ogni negoziazione è un processo in cui due o più individui o gruppi discutono i loro desideri e le loro esigenze, in base al risultato desiderato. In genere i negoziatori desiderano risultati diversi, per questo motivo negoziano per discutere su come raggiungere una soluzione che sia reciprocamente vantaggiosa o accettabile.
Una negoziazione attraversa 5 fasi. Queste sono:
- Preparazione, sondaggio e proposta
La prima fase del processo di negoziazione pone le basi per la discussione. Essere preparati permette ai negoziatori di costruire le argomentazioni che sosterranno la loro posizione. Idealmente, c’è tempo a sufficienza per prepararsi e fare ricerche in modo da raccogliere informazioni pertinenti. In questa fase, è fondamentale determinare gli elementi chiave coinvolti, come ad esempio:
-Le persone/gruppi coinvolti nella negoziazione
-Il motivo del conflitto
-Quando è iniziato il conflitto
-Che cosa ciascuna parte può guadagnare/perdere come risultato della negoziazione?
Una volta approfonditi questi aspetti, è possibile presentare una proposta sotto forma di soluzione.
- Stabilire le regole di base
Questa fase prevede la comunicazione con la controparte per stabilire i termini della negoziazione e dare inizio alla stessa. In questa fase, ciascuna parte potrà valutare e prendere in considerazione la proposta dell’altra. In questa fase verranno fornite le posizioni iniziali di entrambe le parti, consentendo a ciascuna di esse di presentare le proprie preoccupazioni e i propri interessi, oltre a ciò che desiderano ottenere una volta conclusa la negoziazione.
- Chiarimenti
Durante la fase di chiarimento, entrambe le parti presentano argomentazioni a sostegno delle loro posizioni, per rafforzare la loro posizione. In questa fase si discute di eventuali disaccordi e si chiariscono i punti di contrasto. Lo scopo di questa fase è quello di comprendere la posizione dell’altra parte in modo da eliminare eventuali dubbi e malintesi.
- Contrattazione e risoluzione dei problemi
Questa fase è probabilmente la più familiare per chi ha già partecipato a una negoziazione. Il culmine del processo inizia qui, quando entrambe le parti si scambiano le offerte attraverso il “dare e avere”. Se una parte non accetta i termini offerti dall’altra, può presentare una contro-offerta. A questo punto, le concessioni saranno fatte, discusse e gestite. Entrambe le parti cercheranno di arrivare a una linea d’azione che offra una soluzione vantaggiosa per entrambe.
- Conclusione e implementazione
A questo punto, sarà stata raggiunta e concordata una soluzione condivisa da entrambe le parti. La discussione terminerà in questa fase, una volta che entrambe le parti avranno formalizzato i termini e i dettagli dell’accordo e dopo aver presentato le aspettative di entrambe le parti, il processo di negoziazione sarà concluso. Il piano d’azione verrà quindi implementato e si osserveranno i parametri di valutazione del suo successo o del suo completamento.
Nella maggior parte dei casi, l’accordo prevede un documento scritto, come un contratto o un accordo formale firmato dai rappresentanti di entrambe le parti. Durante la fase di implementazione, è possibile che vengano effettuati dei follow-up in determinate fasi per valutare e confermare se i termini sono stati implementati nel rispetto degli standard stabiliti.
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